Компанія на шістьох. Двоє платять карткою, один готівкою, ще троє скидаються разом. Сума 3 240 ₴, на руках у людей купюри по 500 і 200.
Це звичайний п'ятничний вечір, і саме на ньому найчастіше ламається каса.
Дві різні ситуації
Їх плутають, а працюють вони по-різному.
Розділити рахунок. Кожен платить свою частину, і кожна частина це окремий розрахунок. Про це є окремий матеріал.
Часткова оплата одного рахунку. Один рахунок, кілька платежів різними способами. Наприклад, 2 000 ₴ карткою й 1 240 ₴ готівкою.
Друга ситуація й цікава: рахунок один, чек один, а грошей два потоки.
Як це має працювати в системі
Рахунок лишається відкритим, доки не оплачений повністю. Часткова оплата зменшує залишок, а не закриває чек.
Кожен платіж фіксується зі своїм способом. Готівка окремим рядком, картка окремим.
Фіскальний чек один, із розбивкою за формами оплати. ПРРО це вміє: у чеку зазначається, скільки готівкою й скільки безготівково.
Решта рахується від загальної суми. Якщо гість дав 1 500 ₴ готівкою при залишку 1 240 ₴, решта 260 ₴, а не щось інше.
Якщо ваша система не вміє часткової оплати, зал робить це вручну: пробиває два окремі чеки або, гірше, проводить частину повз касу. Друге і є те, через що каса не сходиться.
Що найчастіше ламається
Провели картку, забули провести готівку. Найпоширеніше. Готівка лягла в касу, у системі її немає. Наприкінці зміни надлишок.
Провели все як готівку, а частина була карткою. Дзеркальний випадок: нестача готівки й розбіжність із терміналом.
Пробили два чеки замість одного. Формально не помилка, але звітність розповзається: один візит виглядає як два.
Порахували решту від суми платежу, а не від залишку. Арифметична помилка на 100–300 ₴.
Чайові готівкою змішали з оплатою. Гість лишив 3 400 ₴ за рахунок 3 240 ₴ і сказав «решту лишіть». 160 ₴ це чайові, а не виручка, і вони мають іти окремо.
Порядок для офіціанта
Одне правило, яке прибирає більшість помилок: спершу безготівка, потім готівка.
Причина проста. Карткова оплата може не пройти, і тоді сума міняється. Готівку беруть останньою, коли залишок уже точний.
Далі:
- Показати гостю поточний залишок.
- Провести картковий платіж на названу суму.
- Переконатися, що він пройшов.
- Прийняти готівку на залишок.
- Порахувати решту від залишку, а не від купюри.
- Закрити рахунок і видати фіскальний чек.
Крок третій пропускають найчастіше, і саме він дає найдорожчі помилки: офіціант відходить, вважаючи, що оплата пройшла.
Про чайові в змішаній оплаті
Тут варто мати чітку домовленість, бо саме тут гроші губляться найпростіше.
Чайові карткою мають проводитися окремою сумою або окремим платежем, а не додаватися до вартості страв. Інакше вони потрапляють у виручку й у податкову базу.
Чайові готівкою записуються окремо. Фраза «решту лишіть» це не виручка.
Змішані чайові. Частину карткою, частину готівкою. Трапляється, і система має вміти це розділити.
Якщо цього не робити, у звітах виручка завищена, фудкост занижений, а офіціанти не бачать своїх реальних чайових.
Що звіряти в кінці зміни
При змішаних оплатах звірка робиться в три кроки, а не в один.
Готівка. Фактична в касі мінус розмін проти суми готівкових оплат у системі.
Безготівка. Виторг термінала проти суми карткових оплат у системі.
Чайові. Окремо готівкові й окремо карткові.
Найчастіша помилка звірки це порівнювати загальну суму. Тоді помилка в готівці компенсується помилкою в картках, підсумок сходиться, а всередині все неправильно.
Чи варто взагалі приймати готівку
Так, і в Україні відмова від неї передчасна.
Готівка це частина гостей, які інакше не заплатять, і це страховка на випадок, коли зник інтернет або лежить еквайр.
Що варто робити натомість: зменшувати її частку зручністю безготівки. Оплата зі столика телефоном, гаманці, чайові карткою. Коли платити карткою швидше, ніж чекати решту, частина готівки йде сама.
Що перевірити у себе
- Чи вміє ваша система часткову оплату одного рахунку.
- Чи потрапляють у фіскальний чек обидві форми оплати.
- Чи ведуться чайові окремо від виручки.
- Чи звіряються готівка й безготівка окремо.
- Чи знає зал правило «спершу картка, потім готівка».
