Z-звіт це підсумок робочого дня в касовому апараті або ПРРО. Він закриває зміну, обнуляє денні лічильники й передає дані в податкову.
Формувати його щодня обов'язково. Дивитися на нього необов'язково, і саме тому більшість власників цього не робить.
Що в ньому є
Загальний обіг за день. Сума всіх розрахунків.
Розбивка за формами оплати. Готівка окремо, картки окремо.
Кількість чеків.
Сума повернень.
Службові внесення й видачі. Розмін і виїмки.
Залишок готівки в касі.
Номер зміни й номер звіту.
Це мінімум, який є в будь-якому ПРРО. Багато програмних кас додають розбивку за касирами й за групами товарів.
П'ять цифр для власника
Дивитися варто не весь звіт, а п'ять рядків. Це три хвилини на день.
1. Обіг за день. Порівнюйте не з учора, а з тим самим днем минулого тижня. Вівторок із вівторком.
2. Кількість чеків. Разом із обігом дає середній чек. Падіння кількості чеків при зростанні обігу означає, що людей стало менше, а платять більше. Це не завжди добра новина.
3. Частка готівки. Стабільна цифра, і саме тому її стрибки помітні. Різке зростання готівкової частки в одну зміну варте питання.
4. Сума повернень. Має бути близька до нуля. Будь-яке повернення варто вміти пояснити.
5. Розбіжність із фактичною готівкою. Не з самого звіту, а з перерахунку. Це головна цифра дня.
Порядок закриття зміни
Послідовність має бути однаковою щодня.
- Закрити всі відкриті рахунки в системі.
- Зняти звіт по платіжному терміналу.
- Перерахувати готівку вдвох.
- Сформувати Z-звіт.
- Порівняти: готівка за звітом проти фактичної, безготівка за звітом проти виторгу термінала.
- Записати розбіжності, навіть маленькі.
- Лишити розмін, решту в сейф.
П'ятий пункт має два порівняння, і плутати їх не варто: готівка й картки звіряються окремо, інакше помилка в одному компенсує помилку в іншому.
Коли Z-звіт не сходиться з терміналом
Найчастіша ситуація, і причини передбачувані.
Оплата пройшла на терміналі, але не проведена в системі. Найпоширеніше. Гість заплатив, офіціант не закрив чек.
Оплата скасована на терміналі, але лишилася в системі. Зворотний випадок.
Чайові карткою. Якщо вони йдуть окремим платежем, вони збільшують виторг термінала й не збільшують виручку. Це не помилка, це нормально, але треба знати.
Повернення пройшло тільки з одного боку.
Оплата в останні хвилини перед закриттям. Звіт термінала й Z-звіт зняті з різницею в кілька хвилин.
Останнє прибирається дисципліною: спершу закрили всі рахунки, потім знімаємо обидва звіти.
Що робити, коли Z-звіт не закрився
Технічна ситуація, яка трапляється при обриві зв'язку або збої програми.
Не закривати зміну повторно наосліп. Можна отримати подвійний звіт.
Перевірити, чи звіт справді не сформувався. У кабінеті ПРРО видно останню закриту зміну.
Якщо не сформувався, повторити після відновлення зв'язку. ПРРО дозволяє закрити зміну із запізненням.
Якщо зміна не закрита протягом доби, наступні чеки можуть не проходити. Це головний ризик: незакрита зміна блокує роботу наступного дня.
Тому Z-звіт варто робити щодня в кінці зміни, а не «раз на тиждень усі разом». Це і вимога, і практична страховка.
Про зберігання
Електронні звіти зберігаються в кабінеті ПРРО, і окремо друкувати їх не обов'язково.
Що варто робити: раз на місяць вивантажувати звіти за період і тримати копію поза системою. Не тому, що щось зникне, а тому, що доступ до кабінету може знадобитися швидше, ніж ви його відновите.
Що зробити цього тижня
Заведіть один аркуш або таблицю на п'ять колонок: дата, обіг, чеків, готівка факт мінус звіт, безготівка факт мінус звіт.
Заповнюйте щодня. Три хвилини.
Через місяць у вас буде картина, яку не дає жоден окремий звіт: де саме й у які дні гроші розходяться з обліком.
