Найпоширеніший сценарій втрати в малому бізнесі виглядає не як хакерська атака. Він виглядає так: пошта закладу зареєстрована на колишнього маркетолога, пароль від неї знали троє, і одного дня доступ зник разом із рекламним кабінетом і профілем у Google.
Нижче сім речей, які прибирають більшість таких історій.
1. Пошта закладу має належати закладу
Не власнику особисто, не адміністратору, не агенції.
Створіть окрему адресу на домені закладу або хоча б окрему безкоштовну пошту, до якої маєте доступ тільки ви. На неї реєструється все: домен, хостинг, Google Бізнес, рекламний кабінет, система обліку, банк.
Це найважливіший пункт у списку, бо доступ до пошти відновлює доступ до решти.
2. Двофакторна автентифікація на трьох акаунтах
Не на всіх, а на цих трьох, і цього достатньо для більшості закладів:
Пошта закладу. Ключ до всього іншого.
Банк і платіжний кабінет. Гроші.
Адмінка системи обліку. Виручка, дані гостей, налаштування.
Формат: застосунок-генератор кодів, а не SMS. SMS перехоплюють підміною SIM-картки, і в Україні такі випадки трапляються.
Резервні коди роздрукуйте й покладіть у сейф. Не в телефон.
3. Менеджер паролів замість зошита
Один пароль на всі сервіси це найпоширеніша схема в малому бізнесі й найгірша. Витік в одному місці відкриває все.
Менеджер паролів вирішує це за годину налаштування: один складний пароль, який ви пам'ятаєте, і різні випадкові для кожного сервісу.
Безкоштовних варіантів достатньо. Головне, щоб він був один і щоб ви туди справді все перенесли, а не половину.
4. Персонал не має ваших паролів
Про це докладніше в матеріалі про ролі, тут коротко: у кожного свій вхід зі своїми правами.
Якщо ваш пароль знає зміна, ви не дізнаєтеся, хто скасував замовлення, і не зможете забрати доступ у того, хто пішов.
5. Список того, до чого хто має доступ
Один аркуш або таблиця. Сервіс, хто має доступ, хто адміністратор.
Це нудно й це рятує в двох ситуаціях: коли людина звільняється і коли щось ламається, а ви не пам'ятаєте, у кого права.
Оновлювати раз на квартал, п'ять хвилин.
6. Резервна копія, яку ви перевіряли
Копія, яку ніхто не відновлював, це не копія, а надія.
Що копіювати: база системи обліку, меню з фотографіями, документи, контакти постачальників.
Куди: окреме місце, не той самий сервер. Хмара або зовнішній диск, який лежить не в закладі.
Як часто: щодня для бази, щотижня для решти.
Головне: раз на квартал спробуйте відновити з копії. Саме спробувати, а не переконатися, що файл існує.
Заклад, у якого згорів сервер разом із єдиною копією на ньому, це реальна українська історія, і не одна.
7. Що робити при звільненні
Чекліст, який має спрацьовувати того ж дня.
- Вимкнути вхід у систему обліку.
- Прибрати з рекламного кабінету й Google Бізнес.
- Прибрати з робочих чатів.
- Змінити паролі, які людина могла знати.
- Перевірити, чи не її пошта вказана в якомусь сервісі як контактна.
- Перевірити, чи не на її картку йдуть якісь виплати.
П'ятий і шостий пункти пропускають найчастіше, і саме вони спливають через пів року.
Чого не робити
Не зберігати паролі в чаті. Ні в робочому, ні в особистому.
Не використовувати особисту пошту для реєстрацій закладу.
Не давати доступ адміністратора агенції. Дайте роль із потрібними правами. Власником акаунта лишайтеся ви.
Не тримати єдиний доступ в однієї людини. Включно з вами: якщо тільки ви можете зайти в банк, а телефон загубився в поїздці, заклад зупиниться.
Не ігнорувати листи про вхід із нового пристрою. Це єдине попередження, яке ви отримаєте.
За один вечір
Реалістичний план на три години.
Перша година. Створити пошту закладу. Перевірити, на кого зареєстровані домен, Google Бізнес, рекламний кабінет, система обліку.
Друга година. Увімкнути двофакторну автентифікацію на пошті, банку й адмінці. Роздрукувати резервні коди.
Третя година. Поставити менеджер паролів, перенести туди все, скласти список доступів.
Далі раз на квартал: перевірити список, спробувати відновити копію, змінити паролі тих, хто пішов.
